L’établissement d’un procès verbal (PV) est nécessaire chaque fois qu’au cours d’une réunion, des points importants sont abordés et des décisions prises. Le PV est établi pour permettre un témoignage écrit et formel de certains actes très importants. Bien que distinct du compte rendu (CR), le PV et le CR portent souvent à confusion, car ils servent tous deux à relater des faits. A cause de son caractère officiel et surtout de sa valeur juridique, le PV doit être approuvé par les participants à la réunion avant son adoption. Cette approbation est matérialisée par une signature. Voici donc cinq astuces pour bien rédiger un procès verbal.
Préparez vous bien: Pour rédiger un bon PV, il faut avant tout veiller à faire les choses dans le bon ordre et à ne rien oublier. Pour la prise de notes, veiller à emmener avec vous votre ordinateur portable. Vous n’aurez pas à retranscrire vos notes par la suite ! Si vous préférez prendre des notes manuelles, pensez peut-être à prendre un dictaphone en veillant à bien demander l’accord de l’ensemble des participants.
Faites preuve de précision et de pédagogie: Lorsqu’il est destiné à être diffusé, le PV doit être écrit de manière à être lu et compris par l’ensemble des membres d’une structure ou d’une entreprise. Pour ce faire, il doit impérativement être clair et doit réunir l’ensemble des éléments qu’on appelle “les mentions obligatoires”, c’est-à-dire le lieu et la date, l’heure du début et de la fin de la rencontre, les noms des personnes présentes et leur fonction, l’ordre du jour, les points évoqués, les questions soulevées, les décisions concrètes qui ont été prises, les actions à entreprendre etc.
Employez le bon ton rédactionnel: Pour que le PV soit le plus fidèle possible à la réunion, certaines règles de retranscription sont d’usage. Il convient notamment de prêter attention aux éléments de langage : le champ lexical, les exemples utilisés, le ton…ce sont autant d’indices pour réaliser une synthèse pertinente. Certains termes, exemples ou formules mériteront d’être réutilisés, et d’autres simplement résumés ou reformulés.
Demeurez dans la neutralité et l’intégration: Le PV doit être suffisamment détaillé, il doit rapporter les faits tels qu’ils se sont passés. Il ne faut pas tronquer les faits. Cette fidélité exige que vous soyez un bon observateur. Aussi, vous devez vous effacer, c’est-à-dire vous abstenir de penser et de réfléchir à la place de celui qui s’exprime. Pour rédiger un bon PV, vous devez rester neutre et impartial.
Structurez le corps du travail: Le PV doit suffisamment détailler les points de l’ordre du jour dans l’exactitude et la neutralité. Il est alors important de bien structurer le texte afin de faciliter sa lecture. Le PV est divisé en introduction, développement et conclusion. Dans l’introduction, vous devez faire ressortir l’objet et les grandes lignes de la réunion. Le développement doit comporter des titres et des sous-titres. Vous devez y rapporter l’essentiel des informations, des propos échangés par les participants et des décisions prises. Dans la conclusion, vous devez résumer les différents points évoqués dans le développement et annoncer la prochaine séance. Vous pouvez également y mentionner les points à valider ou les tâches à faire.
Synthèse d’Elvis KABORE
