il est courant les termes compte rendu (CR) et procès verbal (PV) pour parler du document fournit à la fin d’une réunion. Ces deux termes prêtent souvent à confusion du fait qu’ils servent tous à relater des faits. Alors comment faire la différence entre ces deux termes? Ces cinq points vous aideront à marquer la différence entre le compte rendu et le procès verbal.
La mention: Dans le CR, la signature n’est pas obligatoire. Le rédacteur peut, après sa rédaction, le signer mais cela n’apporte pas grand chose. Par contre dans le PV, la signature de tous les membres présents à la réunion est obligatoire; c’est ce qui donne plus de valeur au PV.
La portée: Le PV est un document à caractère juridique. Son contenu fait foi jusqu’à preuve du contraire. Sa présentation est formalisée. Le PV doit être fait avec beaucoup de minuties et de détails à cause de son implication dans la procédure juridique et de ces répercutions possible en tant qu’instrument utilisé à des fins judiciaires. Il doit être soumis à l’approbation de toutes les parties présentes qui l’approuvent et la signent et mentionnent la date de son établissement. C’est cette approbation qui lui vaudra force probante devant une juridiction civile. Le CR quant à lui est un document à caractère administratif qui a pour but d’informer. Il retrace de façon plus ou moins synthétique la teneur d’une réunion, quels qu’en soient l’objet, les organisateurs et les participants. Contrairement au PV, le CR n’a pas à être approuvé. Il est donc dénué de toute valeur juridique et sa production devant la justice sera nulle.
Le format: Un CR ne fait apparaître que les grandes lignes d’une réunion. Son but étant de résumer les grandes décisions qui ont été prises durant cette dernière, sans retranscrire le cheminement des échanges. Le format “compte rendu” est souvent plus court puisqu’il revêt un caractère analytique et synthétique. Le compte rendu se fait également dans un but de communication car il est consultable par tous les membres de l’entreprise ou de l’association qui étaient présents ou absents. Un PV a, quant à lui, pour but de retranscrire les faits, les déclarations et les décisions prises lors d’une réunion de manière factuelle et littérale. Tout doit y être inscrit et mentionné afin qu’il soit le plus exhaustif possible : le nom de la personne intervenant, son rôle… Ceci dans le simple but de lever tout doute ou litige par la suite quant aux échanges passés. L’écriture d’un PV n’est pas un exercice aisé de par sa rigueur. Il s’agit d’une trace écrite qui peut être consultée en cas de besoin par les participants après la réunion.
La structure: Le CR n’a pas une structure définie, il peut être rédigé de plusieurs manières, selon l’inspiration du rédacteur. Il faut juste qu’il soit bien structuré afin de faciliter sa lecture et sa compréhension. Quant au PV, il est subdivisé en 3 grandes parties: Introduction, développement, conclusion. Cela, pour détailler en long et en large les faits afin d’être approuvé et signé par l’ensemble des participants à la réunion.
Le contenu: Le CR ne se contente pas d’exposer les faits de façon objective, il fait des suggestions et des propositions. Il doit cependant être concis et faire apparaitre l’essentiel. Il doit rester neutre et impartial. Il est recommandé de la rédiger à l’indicatif présent, mode simple et vivant. Pour le PV, le rédacteur doit être extérieur à l’évènement pour avoir le réveil nécessaire, la liberté et l’indépendance afin de rédiger en toute quiétude, en toute neutralité et en toute objectivité le document.
Synthèse d’Elvis KABORE
