Le compte rendu (CR) est un document descriptif qui sert à relater les faits que le/la rédacteur/trice a pu constater lors d’une réunion ou d’un événement. C’est aussi un support de communication interne à une organisation, une équipe, etc.. Il vise à capitaliser l’information pour les archives, informer les personnes qui n’ont pas pu assister à la séance, acter les décisions et les actions à mener, faire un suivi et préparer la prochaine réunion de travail, et à servir d’aide-mémoire. Autant le cerveau est la mémoire du cœur , autant le compte rendu est la mémoire d’une réunion.
- Rédigez votre CR à chaud: Un CR se rédige juste après la réunion ou dans les 24 ou 48 heures. Passé ce délai, la tâche sera fastidieuse car votre mémoire peut vous causer des problèmes, n’ayant plus en tête tout le déroulé de la réunion. Il convient donc de prévoir une plage horaire dédiée à la rédaction. Le CR doit être rédigé “à chaud”, quand les idées sont encore bien présentes dans votre tête. Si vous attendez plusieurs heures ou le lendemain pour commencer sa rédaction, il est très probable que vous passiez à côté des éléments essentiels qui ont été dits pendant la réunion. Pour donc vous rassurer d’avoir à votre portée les points importants de la réunion, il est vivement conseillé de se munir d’un bloc note ou d’un enregistreur audio lors de la réunion. Cela pourrait certainement vous aider à garder en mémoire l’ensemble des échanges.
- N’oubliez pas les «mentions obligatoires»: Le CR pour être efficace et utile est très procédurier et doit comporter certains éléments: il s’agit notamment de la date et le lieu de la réunion; l’objectif de la réunion; les noms des participants et des absents, ou a défaut leurs remplaçants/ tes et leur fonction; l’ordre du jour; les points évoqués; les questions soulevées; les décisions concrètes qui ont été prises; les actions à entreprendre; les appréciations générales sur le déroulement de la réunion; la date et le lieu de la prochaine réunion s’ils ont été définis.
- Adaptez le ton au sujet: Pour faciliter la compréhension du CR, il faut adopter un ton conforme à la manière dont la réunion s’est produite. Aussi, il ne faut pas oublier qu’un rapport trop chargé pourrait être ennuyeux à lire. Au moment de sa rédaction, il faut penser aux personnes absentes des réunions susceptibles de consulter le document, car le CR est un document de référence pour tous les membres de la structure. Ordre du jour, objet de la réunion, remarques… il convient ainsi de mentionner tous ces éléments de manière concise dans votre CR. Vous devez veiller à utiliser des phrases courtes et un vocabulaire accessible pour être compris par le lecteur.
- Soyez bref, précis et concis: Lors de la rédaction du CR, évitez autant que possible les commentaires inutiles et personnels. La base, c’est la neutralité. Au lieu d’exprimer des idées trop informatives, restez objectif et bref. Il est recommandé d’utiliser des tournures impersonnelles (pas de « je» ni de «nous») et de ne pas employer des adverbes ou des adjectifs appréciatifs. Il n’est pas permis d’exclure des idées parce que vous n’y adhérez pas. Par contre, vous devez supprimer les répétitions et les propos extérieurs au débat (normalement cette sélection se fait pendant la prise de note).
- Structurez le corps du travail: Le CR n’a pas une structure définie, il peut être rédigé de plusieurs manières, selon l’inspiration du rédacteur. Il faut juste qu’il soit bien structuré afin de faciliter sa lecture et sa compréhension. Si le CR est long et comporte plusieurs points distincts, il faut construire des paragraphes, en le traitant en autant de sous-parties. En ce qui concerne le style, le rédacteur doit intéresser le lecteur, et pour cela, il doit donner vie à son récit, sans excès toutefois.
Synthèse d’Elvis KABORE
